CONTEXTE
1. L’Association du Génie militaire canadien (AGMC) a été créée pour renforcer l’efficacité de la capacité du Canada en matière de génie militaire, pour favoriser des communications efficaces et des liens étroits parmi les membres de la famille du Génie militaire canadien (GMC), pour promouvoir le mieux‑être des membres de l’Association et pour préserver l’histoire et le patrimoine des praticiens dans le domaine.
OBJET
2. L’objet du Programme des bourses d’études de l’AGMC consiste à aider des membres de l’Association, et/ou des personnes à leur charge, à poursuivre des études postsecondaires.
CHAMP D’APPLICATION
3. La présente directive fait état de la politique qui régit le Programme des bourses d’études de l’AGMC.
4. Ce programme consiste en l’attribution annuelle (année d’études commençant en septembre) de neuf bourses d’études de 2 000 $ chacune, compte tenu des critères d’admissibilité et de sélection énoncés dans la présente directive.
5. Chaque bourse d’études doit être désignée en l’honneur d’un éminent ingénieur militaire canadien, aujourd’hui décédé. Par ailleurs, la politique pertinente fera l’objet de l’annexe B (Bursaty Naming Policy).
CRITÈRES D’ADMISSIBILITÉ ET DE SOUMISSION D’UNE DEMANDE
6. Les critères d’admissibilité sont les suivants :
a. chaque candidat doit être un membre de l’AGMC, ou une personne à charge d’un membre actuel et/ou décédé de l’AGMC;
b. chaque candidat doit en être à sa dernière année d’études secondaires, ou avoir terminé celle‑ci, et il doit être en train de se préparer à fréquenter, ou il doit fréquenter actuellement un établissement d’études postsecondaires reconnu.
7. Un candidat peut se voir attribuer une bourse pour plus d’une année d’études. Toutefois, la priorité doit être accordée aux candidats qui n’ont jamais obtenu une bourse d’études dans le cadre de ce programme. D’autre part, un candidat non retenu peut aussi présenter une demande de bourse pour une autre année d’études à venir. Dans un cas comme dans l’autre, une nouvelle demande doit être soumise chaque année.
8. Chaque demande visant le Programme des bourses d’études de l’AGMC doit être présentée en format électronique et être acheminée par courrier électronique (courriel), avant le 30 septembre 2022, au Comité de sélection des bourses d’études de l’AGMC. Les demandes soumises en retard, incomplètes ou non accompagnées des documents requis ne seront pas prises en considération.
9. L’adresse électronique est la suivante :
COMITÉ DE SÉLECTION DES BOURSES D’ÉTUDES
10. Chaque demande de bourse d’études doit être examinée par le Comité de sélection des bourses d’études de l’AGMC (ci‑après désigné le « Comité »). Le Comité doit être composé d’au moins six membres, qui font tous partie de l’Association. Au moins trois membres du Comité doivent faire partie du Comité national de direction (CND) de l’AGMC, dont au moins un devrait normalement être un directeur de l’Association. En règle générale, le capitaine‑adjudant de la Branche du GMC fait office de secrétaire du Comité, alors que l’adjudant‑chef (Adjuc) de la Branche agit en qualité de membre du Comité. Il peut s’avérer nécessaire d’ajouter d’autres membres au Comité, auquel cas c’est le président du Comité qui les choisit. Par ailleurs, si un membre du Comité juge, pour quelque raison que ce soit, qu’il est en situation de conflit d’intérêts (par exemple, si une des personnes à sa charge a posé sa candidature), il doit s’abstenir de participer au processus d’évaluation. Il est à noter que le Comité se réunit chaque année en automne.
11. Le Comité doit être présidé par le président du Comité de sélection des bourses d’études de l’AGMC (ci‑après désigné le « président du Comité »), qui est nommé par le président de l’AGMC et qui fait normalement partie du CDN AGMC. Les responsabilités du président s’énoncent comme suit :
a. veiller à ce que le Comité ait une bonne représentation et soit exempt de tout conflit d’intérêts;
b. convoquer le Comité et assurer la présidence de ses délibérations;
c. assurer la prestation de conseils et d’éclaircissements aux membres du Comité à propos de toute question liée au fonctionnement du Comité;
d. veiller à ce que tous les candidats admissibles soient traités équitablement et à ce que le Comité formule des recommandations claires quant à la sélection des récipiendaires;
e. fournir un rapport écrit du Comité au CND AGMC;
f. veiller à ce que tous les candidats soient avisés de l’état final de leur demande au plus tard deux semaines après l’acceptation du rapport du Comité par le CND, mais également avant la divulgation des résultats;
g. veiller à ce que tous les candidats retenus se voient présenter leur bourse d’études.
12. Le capitaine‑adjudant du GMC doit faire office de secrétaire du Comité, et ses responsabilités s’énoncent comme suit :
a. publier chaque année l’appel des candidatures;
b. fixer un lieu pour la (les) réunion(s) du Comité
c. assurer la prestation d’un soutien administratif au Comité;
d. rédiger les procès‑verbaux et les comptes rendus de décisions du Comité;
e. prêter main‑forte au président du Comité pour la préparation du rapport du Comité;
f. publier les noms des récipiendaires des bourses d’études dans le Communiqué bilingue CHIMO;
g. sauvegarder pendant au moins trois ans tous les documents appartenant au Comité, y compris les rapports, les procès‑verbaux, les comptes rendus de décisions, les demandes de bourses, etc., ainsi que les pièces justificatives.
13. Le Comité de sélection des récipiendaires des bourses d’études doit fournir un rapport du Comité au CND AGMC dans la semaine suivant la convocation du Comité. Ce rapport doit comprendre les éléments suivants :
a. un résumé statistique des demandes de bourse reçues, y compris une ventilation des demandes selon le grade, la région, l’appartenance à la Force régulière, l’appartenance à la Force de réserve et le titre de militaire retraité, le nombre de demandes inadmissibles rejetées, une évaluation de la qualité dans l’ensemble et un relevé de toute tendance ou sujet de préoccupation digne de mention;
b. un énoncé faisant état de la composition du Comité, de même qu’un résumé de tous les renseignements pertinents qui portent sur la réunion du Comité et ses délibérations, y compris la date, l’heure et le lieu de la réunion, toute directive supplémentaire donnée au Comité et tout enjeu soulevé dans le cadre de la réunion;
c. un résumé du processus d’évaluation et de sélection, y compris les critères de notation et de pondération et les résultats édités ou anonymisés;
d. toute recommandation visant la réaffectation de bourses d’études, l’attribution de bourses d’études à des récipiendaires qui ont déjà obtenu une bourse d’études dans le passé, ou tout écart par rapport aux critères de sélection et d’attribution dont il est fait état dans la présente directive, de même que les justifications à l’appui;
e. la liste des récipiendaires recommandés, et ce, selon leur groupe de référence;
f. toute recommandation visant l’attribution d’une bourse donnée (désignée en l’honneur de quelqu’un) à chaque récipiendaire recommandé;
g. toute observation ou recommandation applicable au Programme des bourses d’études.
PROCESSUS D’ÉVALUATION ET DE SÉLECTION
14. Chaque demande de bourse doit être évaluée en fonction de la réussite scolaire et du rendement global du candidat, tout en tenant compte des besoins financiers de ce dernier. L’objet de l’évaluation consiste à déterminer, en premier lieu, si chaque candidat a atteint un niveau de rendement suffisamment élevé pour se qualifier en vue de l’obtention d’une bourse d’études et, en deuxième lieu, à classer tous les candidats qualifiés selon un ordre de mérite. Si, de l’avis du Comité, un candidat n’a pas un rendement suffisamment élevé pour se qualifier comme récipiendaire, il ne faut pas lui attribuer une bourse d’études.
15. Le président du Comité doit établir des critères d’évaluation et de pondération clairs, dont le Comité doit se servir pour évaluer et classer les demandes de bourses. À titre de lignes directrices, le rendement scolaire, le rendement parascolaire et les besoins financiers d’un candidat devraient être soupesés à peu près équitablement, et toute « intuition » ou impression globale ne devrait pas équivaloir à plus de 10 p. 100 de la notation dans l’ensemble. Le CND est habilité à transmettre des directives complémentaires au président du Comité avant la convocation du Comité.
16. D’autre part, pour garantir une répartition représentative des bourses d’études, les gagnants doivent être sélectionnés en fonction des critères de mérite évalués dans le cadre de trois groupes de référence : les militaires du rang (du grade de sapeur à celui de sergent), les adjudants (du grade d’adjudant à celui d’adjudant‑chef) et les officiers. Les anciens militaires et les militaires retraités des Forces armées canadiennes (FAC) doivent être groupés selon leur grade au moment de leur départ à la retraite ou de leur libération. Moyennant qu’un nombre suffisant de demandes admissibles soient reçues, trois bourses d’études sont normalement attribuées dans chacun des groupes, dont une à un réserviste. Il se peut toutefois que le Comité recommande des dérogations à une telle répartition, compte tenu du nombre, de la distribution et de la qualité des demandes de bourses. Les dispositions suivantes s’appliquent également :
a. s’il n’y a pas suffisamment de demandes admissibles dans le cadre d’un groupe de grades ou d’une catégorie de service pour qu’on puisse procéder à l’allocation normale des bourses d’études, le Comité peut recommander l’attribution d’une bourse non assignée au candidat qui a été le mieux classé (noté) dans un autre groupe de grades, ou une autre catégorie de service, tout en recommandant également la préservation, dans la mesure du possible, de la distribution prévue des bourses par groupe de grades ou par catégorie de service;
b. pour que le Programme des bourses d’études ait la plus grande incidence possible à la grandeur de l’Association, il faut prioriser clairement les candidats qui n’ont jamais reçu une bourse d’études dans le cadre de ce programme. Dans une telle optique, les résultats obtenus par d’anciens récipiendaires de bourses doivent être abaissés selon un facteur déterminé par le président du Comité (par exemple entre 5 p. 100 et 10 p. 100), et ce, au cours des deux premières années suivant l’obtention d’une bourse;
c. dans les cas où un candidat ou son parrain ne fait pas partie d’un groupe de grades ou d’une catégorie de service, tel qu’il a été susmentionné, par exemple un employé civil du MDN, le Comité peut recommander l’attribution d’une bourse d’études prévue pour un groupe de grades ou une catégorie de services quelconque, compte tenu de la notation relative des demandes en cause.
PRÉSENTATION DES BOURSES D’ÉTUDES
17. À la lumière de l’importance que revêt chacune des bourses d’études, l’attribution de chaque bourse doit faire l’objet d’une présentation officielle, en personne. De plus, chaque présentation doit être photographiée et documentée pour que l’Association puisse en faire la publication. Une fois que le rapport du Comité a été accepté par le CND AGMC et que les récipiendaires ont été confirmés et contactés, le président du Comité doit prendre les dispositions voulues pour la présentation de chacune des bourses d’études par un représentant adéquat du chapitre le plus compétent en la matière, ou par un leader local en ingénierie. Outre le chèque correspondant au montant de la bourse d’études, chaque présentation doit normalement inclure une lettre de félicitations du président de l’AGMC et une citation à propos de la personne en l’honneur de qui la bourse a été désignée.
RÉSUMÉ
18. Il y a lieu d’accorder une aide financière à des membres de l’AGMC qui en sont à différentes étapes de leur vie et de leur carrière professionnelle. Le Programme des bourses d’études de l’AGMC vise à aider des membres de l’Association et des personnes à leur charge qui souhaitent poursuivre des études postsecondaires.
Version 2.2, datée du 18 juillet 2022